Teknik Persidangan

Teknik Persidangan*

Oleh Ayub Al Ansori 

Dibenak kita jika mendengar istilah sidang atau persindangan kadang dikonotasikan dengan pengadilan, namun pemahaman tersebut tidak sepenuhnya benar karena banyak hal-hal formal yang memerlukan mekanisme persidangan untuk menemukan hasil akhir yang disepakati bersama untuk mencapai kemufakatan.

Secara istilah “sidang atau persidangan” dapat diartikan suatu cara atau metode untuk menemukan sebuah solusi dan kesepakatan bersama yang didalamnya terdapat komunikasi antar peserta dan pengkondisian suasana. Atau juga bisa diartikan sebagai metode yang digunakan dalam memecahkan masalah secara bersama-sama untuk mencapai kemufakatan.

A.   Macam-macam sidang

Sidang minimalnya terdiri dari 3 macam:

1.  Sidang pleno

Sidang yang diikuti oleh seluruh peserta sidang untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil.

2.    Sidang komisi

Sidang yang diikuti oleh beberapa peserta sidang yang dibagi dalam bidang-bidang sesuai dengan keahliannya.

3.    Sidang formatur

Sidang yang diikuti oleh beberapa peserta sidang tertentu, biasanya bersifat tertutup.

Dalam persidangan tentunya harus ada unsur-unsur diantaranya sebagai berikut:

1.  Masalah yang akan dibahas (disusun dan dibuat dalam bentuk Draf Sidang/Materi)

2.  Tujuan yang ingin dicapai (target/goal)

3.  Aturan (Teknik Sidang)

4.  Presidium/Pimpinan sidang

5.  Peserta sidang

6.  Media/Alat sidang

B.   Aturan Sidang

Ada beberapa aturan sidang, terdiri dari:

1.    Penetapan Keputusan

Dalam penetapkan keputusan yang telah diambil, baik poin of point ataupun keseluruhan digunakan dengan mengetukan palu sidang dan diikuti dengan membacakan dan pengesahan konsideran (surat pengesahan keputusan yang telah sisepakati secara keseluruhan).

2.    Etika dalam Persidangan

Sebelum menyampaikan suatu hal diharapkan setiap peserta mengacungkan tangan dan menggunakan istilah “interupsi”.

Beberapa jenis "interupsi" yang biasa digunakan:

a.    Interupsi point of previlege (preverence)

Digunakan apabila ada kepentingan yang sangat mendesak misalnya ijin kebelakang

b.  Interupsi point of information

Digunakan untuk memberikan informasi penting kepada peserta sidang

c.    Interupsi point of justification

Digunakan untuk menguatkan pendapatkan sebelumnya

d.  Interupsi point of question (pertanyaan)

Interupsi yang digunakan untuk menanyakan suatu hal dalam forum

e.    Interupsi point of clarification (clearing)

Interupsi yang sifatnya menjernihkan suatu permasalahan yang sedang diperdebatkan.

f.    Interupsi point of order

Interupsi yang bersifat meminta kepada presidium sidang untuk mengambil tindakan atau bisa juga untuk usulan baru yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam persidangan. Misalnya menambahan dan pengurangan point, waktu skorsing, ishoma dan usulan yang lain.

3.    Teknik Penggunaan Palu Sidang

Teknik penggunaan palu sidang minimal ada 4 yaitu:

a.  3 kali ketukan: membuka dan penutup sidang serta menetapkan keputusan secara keseluruhan

b.  2 kali ketukan: memindahkan palu sidang/pegantian presidium sidang, penentuan waktu pending atau skorsing

c.   1 kali ketukan : menetapkan keputusan satu permasalahan/per-point

d.  Berkali-kali ketukan: untuk mengondisikan peserta sidang yang sedang rame atau sejenisnya.

4.    Mekanisme pengambilan keputusan dalam sebuah persidangan

Keputusan diusahakan agar bisa tercapai secara mufakat. Apabila keputusan secara mufakat tidak tercapai maka pengambilan keputusan bisa ditempuh dengan mekanisme lobying terhadap pendapat-pendapat yang berbeda dengan tawaran waktu yang disepakati peserta sidang. Apabila belum menemukan kesepakatan maka dilakukan mekanisme terkhir yaitu voting atau suara terbanyak.

Demikian sedikitnya tentang teknik persidangan, untuk selanjutnya mari kita sama-sama mempraktekkannya.

*) - Disampaikan dalam Masa Penerimaan Anggota Baru (MAPABA) Raya PK. PMII IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Jum'at - Minggu, 12 - 14 September 2014 di NU Plered
- Disampaikan dalam Masa Penerimaan Anggota Baru (MAPABA) PR. PMII FUAD IAIN SNJ Cirebon, 2016 di Ponpes Cakrabuana
- Disampaikan dalam Latihan Kepemimpinan Dasar (LKD) OSIS MA Tunas Pertiwi Babakan Ciwaringin, 2017 di Ponpes Kebon Jambu Al Islamy
- Disampaikan dalam Latihan Kader Muda (Lakmud) PC IPNU-IPPNU Kabupaten Cirebon, 2018 di Ponpes Nadwatul Ummah Buntet Pesantren